Die Kurzantwort
PEP-Monitoring sorgt dafür, dass die Ergebnisse des Screenings auch nach der Kundenaufnahme zutreffen. Menschen übernehmen öffentliche Ämter, scheiden aus ihnen aus oder wechseln zwischen Risikostufen. Jede Änderung muss in die Kundenakte einfließen. Ein Monitoring-Programm umfasst drei Bereiche: regelmäßige erneute Prüfungen des gesamten Kundenbestands, anlassbezogene Prüfungen bei neuen Meldungen oder Listenänderungen sowie planmäßige Überprüfungen bestehender PEP-Geschäftsbeziehungen. Die Übersichtsseite zur PEP-Compliance bündelt die zugehörigen Leitfäden.
Warum eine einzige Prüfung nie ausreicht
Eine Prüfung bei der Kundenaufnahme ist eine Momentaufnahme, während sich öffentliche Ämter laufend verändern. Wahlen, Ernennungen und Rücktritte verändern das Kundenrisiko nach ihrem eigenen Zeitplan. Ein bei der Aufnahme unauffälliger Kunde kann im Laufe der Geschäftsbeziehung ein Mandat gewinnen. Eine Compliance, die sich auf Momentaufnahmen beschränkt, hinterlässt Lücken, die eine Aufsichtsbehörde zeitlich genau eingrenzen kann. Deshalb behandelt diese Seite alles, was nach der ersten Prüfung folgt.
Der Grundgedanke ist von der adressbezogenen Bewertung von Kryptorisiken bekannt: Eine heute unauffällige Wallet ist nur heute unauffällig. Dasselbe gilt für den politischen Status einer Person. Listeneinträge ändern sich, Amtszeiten beginnen und enden. Das Risikobild entwickelt sich fortlaufend und lässt sich nicht mit einer einmaligen Ja-Nein-Entscheidung erfassen.
Aufsichtsbehörden bewerten diese Lücke genauso. FATF-Empfehlung 12 sieht eine verstärkte laufende Überwachung von PEP-Geschäftsbeziehungen vor, für die zusätzliche Maßnahmen erforderlich sind. Eine Erstprüfung erfüllt die Pflicht also nicht allein. Die US-amerikanische Regelung zu den Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden zählt die laufende Überwachung zu ihren Kernanforderungen. Eine gemeinsame Erklärung von 2020 der US-Aufsichtsbehörden bestätigt, dass die Regelung PEP-Risiken im Rahmen risikobasierter Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden behandelt und keine eigenständige Screening-Vorschrift darstellt. Eine Akte, die einmal und danach nie wieder geprüft wurde, wird keinem der beiden Ansätze gerecht.
Was laufendes PEP-Screening umfasst
Drei Bereiche halten das Gesamtbild aktuell. Regelmäßige erneute Prüfungen erfassen den gesamten Kundenbestand in einem festen Turnus. Anlassbezogene Prüfungen reagieren auf neue Meldungen und Listenänderungen. Überprüfungen von Geschäftsbeziehungen nehmen bestehende PEP-Akten nach einem Zeitplan erneut in den Blick. Jeder Bereich hat einen Auslöser, eine verantwortliche Person und ein Ergebnis.
Regelmäßige erneute Prüfungen bilden die Grundlage: Der gesamte Kundenbestand durchläuft das Screening in einem festen Turnus, dessen Häufigkeit sich nach dem Risiko richtet. Segmente mit höherem Risiko werden häufiger geprüft als solche mit normalem Risiko. Diese Gesamtprüfung erfasst schleichende Veränderungen, die durch keine einzelne Nachricht sichtbar würden. Das Ergebnis ist ein aktualisierter Status mit Datum für jede Akte.
Anlassbezogene Prüfungen reagieren auf aktuelle Entwicklungen. Ein Wahlergebnis, die Bekanntgabe einer Ernennung, die Aufnahme in eine Sanktionsliste oder negative Nachrichten über das Umfeld eines Kunden lösen jeweils eine gezielte erneute Prüfung der betroffenen Akten aus, ohne die nächste Gesamtprüfung abzuwarten. So wird auch der Kunde erfasst, der im vergangenen Monat zur politisch exponierten Person geworden ist. Die FATF-Leitlinien zu PEPs (Empfehlungen 12 und 22) behandeln die verstärkte laufende Überwachung, wenn zusätzliche PEP-Maßnahmen gelten. Anlassbezogene Prüfungen unterstützen ein risikobasiertes Monitoring-Programm.
Überprüfungen von Geschäftsbeziehungen bilden den dritten Bereich und richten sich auf bereits gekennzeichnete Akten. Eine bestehende PEP-Geschäftsbeziehung wird planmäßig erneut geprüft: Ist die Erklärung zur Vermögensherkunft weiterhin plausibel, passt das Transaktionsmuster noch dazu und ist die Risikostufe weiterhin angemessen? Die Überprüfung endet mit einer datierten Entscheidung, die Beziehung fortzuführen, die Maßnahmen anzupassen oder die Beziehung zu beenden.
Die Monitoring-Bereiche regeln den Zeitplan; die Übersichtsseite zur PEP-Compliance erläutert die Pflichten, denen dieser Zeitplan dient.
Was sich ändert und was die jeweilige Änderung bedeutet
Drei Arten von Änderungen sind wesentlich. Ein Kunde übernimmt eine öffentliche Funktion und die Akte wird höher eingestuft. Ein Kunde scheidet aus dem Amt aus und das Risiko nimmt allmählich ab, statt sofort zu verschwinden. Eine Datenquelle überarbeitet ihre Aufnahmekriterien und damit verschiebt sich der erfasste Personenkreis. Jede Änderung verlangt eine Neubewertung, nicht nur eine Notiz in der Akte.
Übernimmt ein Kunde ein herausgehobenes öffentliches Amt, ist eine zeitnahe Neubewertung erforderlich: Bestätigen Sie die PEP-Kategorie, die maßgebliche Rechtsordnung und das Risiko der Geschäftsbeziehung. Aktualisieren Sie anschließend die Risikostufe und das weitere Vorgehen. Die Zustimmung der Führungsebene, Prüfungen der Vermögens- und Mittelherkunft sowie verstärkte Überwachung sind anzuwenden, soweit das Gesetz oder das bewertete Risiko dies erfordern. Sie gelten nicht automatisch als identisches Maßnahmenpaket für jede neue PEP. Die Einstufungslogik erläutert der Leitfaden zu PEP-Risikostufen, die Maßnahmen der Leitfaden zu den Anforderungen an das PEP-Screening.
Herabstufungen erfolgen langsamer, und genau das ist beabsichtigt. Scheidet ein Amtsträger aus dem Amt aus, wird das Risiko nicht am Tag des Ausscheidens auf null gesetzt. Die EU-Richtlinie verlangt von Unternehmen, einen ehemaligen Amtsträger nach dem Ende seiner Funktion noch mindestens 12 Monate als Risiko zu behandeln. Risikoorientierte Maßnahmen sind so lange anzuwenden, bis davon auszugehen ist, dass von der Person kein PEP-spezifisches Risiko mehr ausgeht. Viele Institute führen die Akte länger unter dieser Einstufung. Eine Prüfung des PEP-Status zum richtigen Zeitpunkt entscheidet, wann dieser Zeitraum tatsächlich endet. Das Ergebnis ist eine dokumentierte Neueinstufung statt eines stillschweigenden Auslaufens.
Änderungen an Datenquellen geschehen oft unbemerkt. Ein Anbieter überarbeitet die Kriterien für die Aufnahme, eine Rechtsordnung ändert den Kreis der erfassten inländischen Personen und plötzlich fällt eine gestern noch unauffällige Akte in die Risikokategorie. Ändert sich eine Quelle, muss sich der Umfang der erneuten Prüfungen mitändern. Auch deshalb benennt der Monitoring-Plan seine Quellen ausdrücklich.
Kontinuierlich überwachen, ohne den Überblick zu verlieren
Manuelle erneute Prüfungen lassen sich nicht beliebig ausweiten, weil der Kundenbestand schneller wächst als die Zahl der Mitarbeitenden. In der Praxis übernehmen Werkzeuge die adressbezogene Überwachung: Die von Ihnen ausgewählten Adressen werden fortlaufend erneut geprüft. Personenbezogene Überprüfungen, die Urteilsvermögen verlangen, bleiben dagegen bei den zuständigen Mitarbeitenden. Personenbezogene Prüfungen erfordern weiterhin eine eingehende Beurteilung; die adressbezogene Überwachung muss eingerichtet werden und läuft danach weiter.
Phalcon Compliance deckt den adressbezogenen Teil dieser Aufteilung ab. Die Funktion Monitor ist enger gefasst und konkreter als die Überwachung eines gesamten Kundenbestands: Adressen, die Sie in Monitor aufnehmen, werden automatisch erneut geprüft. Ändert sich ihr Risikostatus, wird eine Warnmeldung ausgelöst, unabhängig davon, in welche Richtung sich das Risiko verändert. Die verfügbaren Monitor-Plätze richten sich nach dem Tarif: Im kostenlosen Tarif gibt es eine siebentägige Testphase, Essential und Scale enthalten jeweils einen Platz. Weitere Plätze sind als Zusatzoption erhältlich. Die Überwachungsliste wird somit bewusst zusammengestellt. Ergebnisse werden in fünf Risikostufen ausgegeben, Audit-Protokolle halten den zeitlichen Verlauf fest und Exporte bündeln die Nachweise, wenn eine prüfende Person wissen möchte, wie lange die Überwachung bereits läuft.
Wenn es um Transaktionsflüsse statt um den Status von Personen geht, bietet die Übersichtsseite zu KYT und Transaktionsmonitoring vertiefende Informationen. In einem vollständigen Programm laufen beide Formen der Überwachung nebeneinander.
Alle Leitfäden dieser Reihe, von der ersten Prüfung bis zur Dokumentation in der Akte, finden Sie auf der Übersichtsseite zur PEP-Compliance.